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PRIORITE A LA SECURITE MAXIMALE OU AUX HABITUDES DU CLIENT ?

30 octobre 2016 -

Autre retour des cabinets d'avocats clients de MyCercle après celui des espaces de dépôt (faut-il ou pas prévoir la possibilité pour vos clients de vous déposer des documents dans leur espace), celui du lien entre la messagerie et l’espace client : faut-il ou pas doubler dans la messagerie ce qui est déposé dans l’espace client ?

Pourquoi ce problème se pose-t-il ?

Avant de nous intéresser aux cabinets d’avocats, observons le mouvement en cours dans les entreprises. Elles continuent d’utiliser massivement les messageries pour échanger des documents, malgré les risques connus de piratage des serveurs de messagerie. Les entreprises les plusimportantes, ou le commerce internet, équipe leurs clients d’espaces pour que ces derniers retrouvent les documentséchangés, bien classés et à jour.

Deux solutions s’offrent alors:

-Déposer un document dansl’espace client et signaler par mail au client qu’il peut le trouver dans son espace ; le client clique au basdu message et entre son mot de passe (s’il ne l’a pas mémorisé sur son navigateur). Avantage : à aucun moment, le document n’a transité ni sur le serveur de messagerie de l’entreprise, ni sur le serveur de messagerie du client.

-Joindre le document à son message : avantage, le client conserve exactement ses habitudes et peut visualiser d’un clic le document ; mais il sait aussi que ce dernier (et d'autres documents) l’attend, classé dans son espace.

On constate que les deux solutions sont utilisées aujourd’hui :

-les institutions bancaires par exemple privilégient la première solution : pour des raisons de sécurité, elles éliminent progressivement tous les échanges de document par messagerie électronique ;

-en revanche les institutions plus commerciales continuent d’envoyer les documents à leurs clients, en leur offrant en parallèle un lien pour retrouver l’historique.

Concernant la réaction des cabinets confrontés à ce même choix, deux premières conclusions se dégagent.

D’abord, les cabinets ont clairement les deux attitudes :

-ils souhaitent faciliter les choses à leur client : pourquoi ne pas joindre le document au message, s’il n’est pas particulièrement sensible ?

-mais les avocats sont aussi profondément attachés à la confidentialité, et apprécient la sécurité de sortir les documents des serveurs de messagerie et de se protéger ainsi du piratage de leur boîte mail (dont la sécurité est en général de bonne qualité), mais également du piratage de la boîte de leurs clients (dont la sécurité est beaucoup plus variable).

L’attachement des avocats à la confidentialité a une autre conséquence. La question de la confidentialité ne concerne pas seulement en effet les documents partagés, mais également les messages transmis par l’avocat à son client, qui peuvent intégrer des éléments très confidentiel, sur la stratégie suivie ou sur le contenu des documents joints.

Ces deux spécificités de la profession d’avocat nous ont amenés à modifier les fonctionnalités desespaces MyCercle. Ils permettent désormais au cabinet abonné d’arbitrer comme il le souhaite entre :

-la confidentialité maximale, en cantonnant à l’espace sécurisé à la fois le message et les documents joints et en se contentant d’une simple alerte sur la messagerie de son interlocuteur ;

-la confidentialité des documents, en envoyant par mail le message mais pas le document, les deux restant bien sûr conservés dans l’espace sécurisé ;

-ou le confort du client, en envoyer message et document par messagerie, tout en les archivant aussi dans l’espace sécurisé.

Jérôme Cazes

Président de MyCercle

Article publié sur le site Village de la Justice