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OUVRIR A VOS CLIENTS UN ESPACE SECURISE DE DEPOT OU PAS ?

29 octobre 2016 -

MyCercle recueille des retours intéressants sur les préoccupations des cabinets d'avocats qui ont décidé d'offrir à leurs clients des espaces sécurisés. Des spécificités qui leur sont propres. Une question intéressante est celle des espaces de dépôt.

Les espaces client ont d’abord été surtout des espaces de présentation, dans lesquels des professionnels ou des entreprises permettaient à un client de retrouver de partout les documents qu’ils leur avaient envoyés, classés et à jour.

Progressivement, ces espaces de présentation se sont complétés d’espaces de dépôt dans lesquels les clients pouvaient également déposer des documents ou des messages : l’espace client devenait un outil de collecte d’information pour les professionnels et les entreprises. Cette fonctionnalité de l’espace de dépôt est désormais présente dans la plupart des espaces client.

Il apparaît qu’une majorité de cabinets d’avocat est intéressée par la fonction de mise à disposition des documents réalisés pour leurs clients, avec une préférence pour les documents définitifs. L’argument est d’aider le client à retrouver ces documents, avec l’idée que cela évite qu’il les redemande plusieurs fois au cabinet.

En revanche, parmi les cabinets intéressés par cette fonction, une minorité de cabinets seulement est intéressée par la fonction de dépôt.

Les raisons de cette réticence sont multiples : certains cabinets souhaitent systématiquement collecter les documents de la main à la main, lors d’un rendez-vous au cabinet, qui permet de combiner collecte, vérification des documents et échanges directs ; d’autres cabinets craignent de ne pas maîtriser ce nouveau canal, d’être obligés de gérer un nouveau canal d’entrée des documents, à côté des rendez-vous physiques, du courrier postal et des pièces jointes à des mails.

Ces arguments ont du poids, et nous avons bien sûr intégré cette préoccupation : depuis octobre, un cabinet abonné à MyCercle peut choisir entre les deux solutions pour ses clients qu’il équipe : brider l’outil et ouvrir des espaces de présentation, ou ouvrir des espaces fonctionnant dans les deux sens et permettant également les collectes.

Mais il est probable que cette réticence envers l’espace de dépôt s’effacera progressivement, pour différentes raisons :

- un espace client bien conçu n’est pas un canal de plus à surveiller, puisque le cabinet et ses clients sont alertés sur leurs boîtes mail des documents déposés ;

- les clients du cabinet ont l’expérience de l’espace de dépôt, dans leurs relations avec d’autres partenaires, et demanderont à bénéficier de cette fonctionnalité ;

- de plus en plus de cabinets (et de clients) cherchent à sécuriser la collecte de documents et hésitent à les confier à des serveurs de messagerie aisément piratables ;

- une partie des gains de productivité attendus par les cabinets dans le futur passera par une optimisation des procédures liées aux échanges de documents, et par un outil structuré permettant au client de déposer les bons documents aux bons endroits.

Jérôme Cazes, Président de MyCercle

Article publié sur le site Village de la Justice